ERP NEDİR

ERP (Enterprise Resource Planning ) Türkçe olarak KURUMSAL KAYNAK PLANLAMASI, işletmelerde mal ve hizmet üretimi için gereken işgücü, makine, malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel addır. Kurumsal kaynak planlaması (KKP) sistemleri, bir işletmenin tüm veri ve işlemlerini bir araya getirmeye veya bir araya getirilmesine yardımcı olmaya çalışan ve genelde kullanımı kolay olan sistemlerdir, şeklinde tanıtımı yapılsa da genelde İlk kurulum ve devreye alınması oldukça uzun zaman almaktadır. Özellikle daha önce farklı

sistemler kullanan firmalarda (özellikle muhasebe ve finansman bölümleri) kullanıcılar tarafından direnç oluşmakta ve uygulamaya geçiş süresini uzatmaktadır. Çalıştığım firmada tüm bölüm yöneticilerinin onayı alınarak satın alınmasına karar verilmiş bulunan ERP programı kullanıcı ve yöneticilerin direnci yüzünden 2006 Yılı Haziran ayında Start-up edilmesine karşın halen daha tam olarak devreye alınamamıştır. Klasik bir KKP yazılımı işlem yapabilmek için bilgisayarın çeşitli yazılım ve donanımlarını kullanır. KKP sistemleri temel olarak değişik verilerin saklanabildiği bütünleşik bir veritabanı kullanırlar (SQL veya Oracle gibi). Firmamızda kullanılan (IFS TÜRKİYE Yazılımı – Kuruluş aşamasında Proje Lideri olarak görev almıştım) ERP programı da tüm süreçleri barındıran bir yapıya sahiptir. Özellikle bakım modülü oldukça detaylı bir ara yüze sahiptir. Kullanım için gerçek bir Mühendislik  birikimine ve süreç bilgisine ihtiyaç duyduğundan Bakım modülünün uygulamaya konması maalesef ileri bir tarihe ertelenmiştir.

Genel olarak ERP’nin günümüzdeki tanımı nedir? Bugün artık ERP konuşulurken sadece planlama fonksiyonundan bahsedilmiyor. ERP artık bir kurumun yaptığı işin bütününü yansıtan bir kavram olarak kullanılıyor. Diğer bir deyişle ERP bir kurumun tüm bileşenlerinin bir bütün olarak görülmesine imkan veriyor.

ERP, bir kurumun kendi iç süreçlerini bütünleşik bir yapıda gerçekleştirmeye imkan tanırken, işin kurum sınırları dışına taşan kısmının da desteklenmesini sağlıyor. Bu iki süreci birleştiren ERP çözümlerinin genel karakteristikleri şöyle özetlenebilir:

  • ERP uygulamaları, iş süreçlerini adresler.
  • ERP uygulamaları modüler yapıdadır.
  • ERP uygulamaları entegredir.
  • ERP uygulamaları kurumların sınırlarını aşar, müşterilerine, iş ortaklarına ve tedarikçilerine kadar uzanır. ( e - ticarete imkan verir.)
  • Uçtan uca bir ERP çözümü, kurumun tüm iş fonksiyonlarını destekler.

ERP hakkında kafalarda soru işareti oluşturan bazı konulara yanıt aramak gerekirse karşılaşacağımız sorular ve yanıtları şunlar olacaktır:

1.“İş süreci” kavramı şirketin bir bölümü veya özel bir fonksiyonu mudur?

İş süreçleri, kurum içerisinde birden fazla fonksiyona dokunur. Bu nedenle fonksiyonlar ve bölümler üzeridir. Örneğin bir şirkette muhasebe bölümü olabilir ya da satın alma işlemi gerçekleştirilebilir. Bu bölümler işlerini süreçler aracılığıyla yapar ama süreçler bölüm veya fonksiyon değildir. Örneğin satış süreci, müşteriyi edinmekle başlayan ve ürün veya hizmetin karşılığını müşteriden tahsil edene dek süren bir dizi aşamayı içerir. Aynı şekilde Satınalma süreci de sadece malı satınalmakla bitmiş olmaz. Satın alınan malın sevkiyatı, ambara teslimi, Giriş kalite kontrollerinin yapılması, faturasının kontrolü, ödemesinin takibi ve nihayet alınan ürünün kullanım ömrüne kadar takip edilmesini gerektirir. Bu nedenle süreçler çok daha geniş bir yapıya sahiptir.

2.Modüler bir ERP uygulaması, standart uygulamalardan nasıl farklılaşır?

ERP uygulamasının güzel yanı, içerisindeki tüm fonksiyonların entegre bir yapıda çalışmasıdır. Bu özelliğe sahip olmayan bir çözüm, iş süreçlerinin bütününü kapsayamaz. Modüler yapının önemi, ERP uygulamasını satın alma ve kurma sürecinde daha da ön plana çıkar. Bir kurum, ERP uygulamasının sahip olduğu fonksiyonların tümünü kullanmak istemeyebilir. Bu nedenle modüler yapı istenilen fonksiyonları istenilen zamanlarda kullanmayı mümkün kılar. Derste de bahsedilmişti. Personel işleri eskiden ayrı bir birim tarafından yönetilirdi. Bu gün artık İnsan Kaynakları bölümü ile entegre olmuş bir yapıya sahiptir. Bu günkü sistemlerde vardiya ile çalışan saat ücretli işçilerin takibi elektronik Personel kartları ve ERP entegrasyonu sonucu son derece kolay hale gelmiştir.

3.Kullandığım uygulamalar zaten entegre. Neden ERP düşüneyim?

Farklı uygulamalar her zaman birbiri ile uyumlu çalışmaz ve aslında bu zor bir süreçtir. Ayrıca bir araya gelmiş birçok uygulama tek bir uygulamanın sağladığı özellikleri sağlayamayabilir. Yani 2+2 her zaman 4 etmeyebilir.

Yapılan birçok araştırma göstermektedir ki özellikle orta ve küçük ölçekli kurumlar bazı işlemleri birçok kez tekrarlamaktadır. Bu mükerrer işlemler sırasında belli başlı sorunlarla karşılaşmak mümkün. Örneğin sürekli veri girişi yapmak zaman kaybına neden olmakta. Ayrıca bu girişlerde hata payı yükselmekte. Farklı uygulamalardan gelen veriler farklı özellikte olacağı için bu verileri bütünleştirip analizler yapmak elma ile armudu karşılaştırmak gibi kalacaktır.

Entegre bir ERP paketinde gerekli veriler bir kere girildikten sonra ihtiyaç duyulan her noktada kullanılabilmektedir. Uygulamayı kullanan tüm süreçler ve çalışanlar, karar verme mekanizmasındaki yöneticiler bilgileri aynı biçimde, gerçek zamanlı olarak görme şansına kavuşur.

4.Neden ERP uygulaması, kurumun sınırlarını aşmak zorunda?

Günümüzde kurumların işleri zaten kendi sınırlarını aşıyor, dahili uygulamalar harici uygulamalarla bütünleşiyor. Başarılı olmak isteyen kurumlar, satın alma süreçlerini, iş ortakları ve müşterileri ile olan ilişkilerini en doğru ve etkin biçimde sürdürmek zorunda. Bunların tümü harici operasyonlar gerektiriyor. Tedarik zinciri yönetimleri (Tedarikçi değerlendirmelerine kadar), CRM, MRP, B2B, B2C gibi karmaşık işler ERP sistemlerinde paket olarak sunulmaktadır.

5.Kurumun bütününü adresleyen bir ERP çözümüne sahip olmanın avantajları nelerdir?

Komple bir çözüm sahibi olmanın, parça parça uygulamalara göre birçok önemli avantajı söz konusudur.

  • Ölçeklenebilirlik: ERP çözümleri, kurumun büyümesine paralel olarak genişleyebilme özelliğine sahiptir.
  • Fonksiyonalite: ERP çözümleri, uygun maliyetlerle farklı fonksiyonlara gerektiği zaman erişmeyi mümkün kılar. Bugün ihtiyaç duymadığınız bir özelliği yarın aktive ederek kullanmanız mümkün.
  • Destek ve hizmet: ERP çözümlerinde destek ve hizmet son derece önemlidir. Entegre bir ERP ortamının destek ve hizmet işlemleri çok daha basit ve etkili biçimde gerçekleştirilebilir.
  • Kontrol : Sistem üst yönetim tarafından istendiği anda kontrol edilebilir ve süreçler izlenebilir. Tek bir veri kaynağı olduğu için verilere ulaşmak zaman almaz.

 

Ahmet TÜRKAN

 

Bu e-posta adresi spam robotlarından korunuyor. Görebilmek için JavaScript etkinleştirilmelidir.